Maak onderscheid tussen afspraak en wijziging
Pak de oorspronkelijke offerte erbij. Wat was inbegrepen en wat vraagt de klant nu extra of anders? Noteer het verschil in gewone taal. Een foto of tekening kan helpen om duidelijk te maken waar het over gaat.
Leg vier dingen vast
- Wat verandert er ten opzichte van de oorspronkelijke opdracht?
- Wat kost de wijziging en welke btw hoort erbij?
- Wat betekent het voor de planning of andere werkzaamheden?
- Wie heeft wanneer akkoord gegeven op deze versie?
Bespreek de gevolgen vooraf
Waarschuw de klant tijdig dat een wijziging meer kost. Vraag een schriftelijk of digitaal akkoord vóór je begint. Als de prijs nog niet vaststaat, spreek dan af hoe je die bepaalt en wanneer je opnieuw toestemming vraagt. Een handtekening alleen vervangt geen duidelijke uitleg over de kosten.
Praktijkvoorbeeld
De klant wil tijdens de verbouwing twee extra wandcontactdozen. Je beschrijft de locaties, het frezen, het materiaal en het herstelwerk. Je noemt de extra prijs en eventuele invloed op de planning. Na akkoord voer je het uit en verwijs je op de factuur naar deze afspraak.
Bewaar ook de context
Houd het verzoek, je prijsvoorstel, het akkoord en eventuele foto’s bij elkaar. Een tijdstip en een herkenbare versie maken de afspraak beter terugvindbaar. Bij een conflict hangt de uitkomst af van de hele afspraak en de omstandigheden; een digitaal bewijsstuk is geen automatische garantie dat je gelijk krijgt.