Kies één vaste plek
Een notitie-app, een urenstaat of bouwsoftware kan werken. Het belangrijkste is dat je team niet drie systemen door elkaar gebruikt. Spreek af waar de uren terechtkomen, welke projectnaam je gebruikt en wie de week controleert.
Registreer zolang je het nog weet
Werk je invoer bij na een klus of aan het einde van de dag. Noteer minimaal de datum, de medewerker, het project en de gewerkte tijd. Voeg een korte omschrijving toe als verschillende werkzaamheden een andere begroting hebben.
Maak afspraken over de twijfelgevallen
- Registreer je reistijd apart?
- Hoe noteer je pauzes en wachttijd?
- Waar boek je een rit voor ontbrekend materiaal?
- Hoe herken je uren die bij goedgekeurd meerwerk horen?
Wat meestal niet helpt
Achteraf dezelfde acht uur op elk project boeken maakt je cijfers netjes, maar je inzicht slechter. Ook te veel verplichte velden kunnen tegenwerken: als de invoer onnodig lang duurt, gaat de registratie uitgesteld worden. Begin met wat je werkelijk nodig hebt.
Gebruik de uren voor je volgende klus
Bekijk na afloop welke onderdelen meer tijd vroegen dan je had verwacht. Was de ondergrond slechter, ontbrak materiaal of was de norm te krap? Daarmee verbeter je je calculatie. Alleen optellen hoeveel uren iemand heeft gewerkt vertelt niet waarom de klus uitliep.