Spreek de termijn vooraf af
Leg de betaalafspraak vast in je offerte, overeenkomst of voorwaarden en herhaal de vervaldatum op de factuur. Voor consumenten bestaat geen vaste wettelijke betalingstermijn; de afgesproken termijn moet redelijk zijn. Bij zakelijke opdrachtgevers gelden andere wettelijke regels, waaronder een termijn van 30 dagen als niets is afgesproken. Controleer welke situatie van toepassing is.
Maak betaling praktisch eenvoudig
Stuur de factuur naar de afgesproken contactpersoon. Vermeld een herkenbaar project, het factuurnummer, het bedrag en je betaalgegevens. Spreek bij grotere projecten termijnen af die passen bij de voortgang, zodat het volledige bedrag niet tot de oplevering openstaat.
Begin met controleren en contact opnemen
- Is de factuur daadwerkelijk verstuurd en ontvangen?
- Klopt het bedrag met de afspraak, inclusief goedgekeurd meerwerk?
- Is de vervaldatum voorbij?
- Is er een inhoudelijk bezwaar dat je eerst moet bespreken?
Stuur een gerichte herinnering
Noem factuurnummer, bedrag en oorspronkelijke vervaldatum. Voeg de factuur opnieuw toe en vraag om betaling of een concrete reactie. Leg een eventuele betalingsregeling schriftelijk vast. Houd feitelijk bij wat je hebt verzonden en wat de klant heeft toegezegd.
Let op vóór je incassokosten rekent
Bij een consument moet je eerst een correcte kosteloze aanmaning sturen, met de voorgeschreven betaaltermijn van 14 dagen vanaf de dag na ontvangst. Ook de vermelding van incassokosten moet kloppen. Een gewone herinnering is niet automatisch zo’n aanmaning. Gebruik een actuele, passende tekst en laat je bij een betwiste vordering adviseren.